GuruTek Meetups: "Làm chiếc cầu nối hiệu quả và tải trọng lớn" (Tổng hợp nội dung - Phần 1)

0 Shares

Post Views: 386

Chào cả nhà, chúng mình là thành viên của team event VTI Japan. Dưới đây là bài viết mang tính chất tóm tắt nội dung của sự kiện Gurutek Meetups mà chúng mình mới tổ chức trong tháng 6 vừa rồi. Rất hy vọng sẽ đem lại cho các bạn những nội dung hữu ích có thể áp dụng trong sự nghiệp BrSE (Kỹ sư cầu nối). Bài viết có chèn thêm cảm nhận của chúng mình nên các bạn thông cảm nha!!!

Kỹ sư cầu nối (BrSE) gần đây không còn là một công từ khóa quá xa lạ trong lĩnh vực IT, đặc biệt là trong mảng outsourcing tại thị trường Nhật. Tuy nhiên, làm thế nào để trở thành một kỹ sư cầu nối hiệu quả, có năng suất lớn thì chắc hẳn đó vẫn là một câu hỏi khá khó đối với nhiều người đang làm trong lĩnh vực IT.
Ngày 5/6/2021 vừa qua, VTI Japan rất vui khi được đồng hành cùng GuruTek trong Meetups “Làm chiếc cầu nối hiệu quả và tải trọng lớn” xoay quanh chủ đề về BrSE với sự tham gia của 3 thành viên tới từ VTI Japan.

Anh Nguyễn Mai Danh (General Manager)

Anh Đinh Văn Bắc (Manager)

Anh Phan Tiến Vũ (BrSE/ /PM/ Technical Consulting/Pre-Sales)

Lan man hơi dài phải không các bạn nhỉ, đi vào nội dung của buổi Meetups thôi. Cụ thể Meetups lần này kéo dài hơn 2 tiếng với nội dung chủ yếu xoay quanh về kinh nghiệm đã kinh qua của các khách mời và cả các bạn tham gia khi bôn ba trong nghề BrSE. Nghe thôi đã thấy thú vị rồi phải không nào. Chúng mình sẽ đi lần lượt từng phần theo trình tự các câu hỏi mà MC đặt ra cho khách mời các bạn nhé!

PHẦN 1: CHIA SẺ TỪ KHÁCH MỜI VỀ NGHỀ BRSE (KỸ SƯ CẦU NỐI)

Mở đầu với câu hỏi hơi bị kỳ từ MC:
“Kỹ sư cầu nối có phải kỹ sư cầu đường không?”

Anh Bắc: “Kỹ sư cầu nối là cụm từ chỉ chung cho các ngành nghề mà có làm outsourcing cần sự kết nối giữa 2 đất nước, và kỹ sư cầu nối chịu trách nhiệm chính trong việc liên kết giữa các team lại với nhau để hoàn thành công việc, sản phẩm, dự án nào đó. Kỹ sư cầu đường cũng có thể là kỹ sư cầu nối nếu họ làm việc ở 1 dự án giữa 2 đất nước khác nhau mà cần sự liên kết.”

(Chắc do mình cũng đang làm kỹ sư cầu nối nên thấy buồn cười, chứ với các bạn mới nghe qua thì “Kỹ sư cầu nối” là gì dễ gây hiểu nhầm phết chứ đùa. Cũng may câu trả lời từ phía anh Bắc nghe cũng khá là dễ hiểu và cũng khá đầy đủ.)

MC vào vấn đề chính:
Câu 1: Chủ đề của chúng ta hôm nay là “Làm chiếc cầu nối hiệu quả và tải trọng lớn”, vậy 2 anh có thể giải thích kỹ hơn thế nào là chiếc cầu nối hiệu quả và tải trọng lớn được không?

Anh Bắc: “Hiệu quả là đầu tư ít mà nhận lại nhiều. Nhận ít input, bỏ ít công sức mà mang lại nhiều output có giá trị thực tế cao.
Để đạt được hiệu quả cao thì cần trang bị kiến thức tốt (technical, tiếng Nhật), cách communicate, trao đổi cộng thêm các cách memo, sử dụng tool và nên chủ động, tránh rụt rè.
Anh Vũ: Tải trọng lớn hay trọng tải lớn đều có nghĩa đen hay nghĩa bóng. Ví dụ: Cùng 1 chiếc xe tải, kích thước nhìn tương đương, nhưng kết cấu khung gầm hay các kết nối component khác nhau sẽ khiến sức chịu tải của chiếc xe đó khác nhau. Đối với BrSE trọng tải lớn cũng như vậy.
Nghĩa đen:
Trọng tải lớn là có thể chạy multitask và thực hiện các task một cách khoa học, có hiệu quả. Trong các dự án outsource, đều có một tỷ lệ onsite/offshore nhất định để có thể đạt được performance tốt nhất. Như mình biết thì tỷ lệ vàng giữa BrSE/ Offshore trong một dự án outsource đâu đó là 1:7 hoặc 1:10. Nói chung cũng tùy vào size dự án và yêu cầu từ phía KH mà công ty sẽ đáp ứng nguồn lực để hoàn thành dự án.
Nghĩa bóng:
Có thể trở thành 1 key role cho công ty ở 1 khách hàng, mở rộng business của công ty ở khách hàng đó.

(Theo quan điểm cá nhân mình thấy mấy anh phân tích hợp lý đấy, cơ mà nói là một chuyện chứ làm được như vậy thì chắc mình phải đi tầm sư học đạo thêm nhiều nhiều các bạn ạ :v)

Tiếp tục đi sâu hơn vào vấn đề, MC hỏi:
Câu 2: Như anh Bắc có chia sẻ, “Hiệu quả là Input ít, đầu tư ít, mà output nhiều”. Vậy anh có thể chia sẻ kỹ hơn về những kỹ năng cần có đối với một BrSE để có thể xây được chiếc cầu hiệu quả như vậy được không?

Anh Bắc: Theo anh thì skill của BrSE thì nên chia thành 2 nhóm skill chính là Hard Skill và Soft Skill. Về Hard Skill hay còn gọi là “vũ khí” chính để ra chiến trường sẽ bao gồm:
- Tiếng Nhật: Level tùy tường người, đối với những người có xu hướng theo technical thì chỉ cần trao đổi và hiểu được nội dung với khách hàng.
- Technical: Tùy vào mỗi công ty, tùy theo công việc của từng người. Tuy nhiên đối với VTI Japan thì nếu không có technical thì rất khó để làm việc. Lý do là bởi BrSE mà chỉ giỏi tiếng Nhật mà không giỏi technical thì sẽ bị phụ thuộc rất nhiều vào người khác và cơ hội phát triển lên cũng rất khó.
  Như hiện tại ở VTI Japan cũng đang tuyển dụng khá nhiều các level khác nhau: từ Fresher đến BrSE nhiều level nhưng dù ở level nào thì base cơ bản về IT chắc chắn các bạn đều nắm được.

(Tự nhiên ở đây nhảy sang PR trá hình tuyển dụng cho công ty :)) Cơ mà hợp lý quá, chấm 10 điểm luôn.)

Anh Vũ: Để anh bổ sung thêm kỹ năng quản lý trong Hard Skill cho anh Bắc. Nếu chỉ là 1 BrSE thông thường thì chưa cần tuy nhiên để đạt được hiệu quả thì cần kỹ năng quản lý về: status task cá nhân, status task của team, status chung của cả dự án cả bên onsite lẫn offshore.
Ngoài Hard Skill thì Soft Skill của BrSE mà cân đối được luôn thì đúng là đệ nhất thiên hạ. Cụ thể:
- Communication: Là kỹ năng chính, chiếm 60% thời lượng công việc, yêu cầu đó là cần phải đảm bảo được việc giao tiếp giữa các bên StakeHolder, offshore, …. được thông suốt.
- Đàm phán: Nếu là vị trí consultant (tư vấn) hay presales thì cần phải thể hiện kỹ năng đàm phán để yêu cầu đối phương thực hiện theo solution (giải pháp) của bên mình, hay là đàm phán cho các issue (vấn đề) trong quá trình chạy dự án
- Business Manner: Các bạn làm ở Nhật thì đều biết là business manner là tập hợp của quá nhiều quy tắc mà không học thì không thể nào mà biết được. Ví dụ từ việc đơn giản như sắp xếp chỗ ngồi trong buổi họp hay việc trao danh thiếp khi gặp khách hàng thôi cũng phải luyện tập chán chê mới quen được.

(Chỗ này mạng hơi yếu chắc mọi người không nghe được gì nên chúng mình có liên lạc để hỏi lại nội dung phần business manner đó các bạn)

Một câu hỏi chắc rất nhiều bạn thắc mắc cũng được MC đặt ngay cho khách mời:
Câu 3: Vậy thì làm thế nào để áp dụng các skill trên trong công việc làm Kỹ sư cầu nối?

Anh Bắc: Cái này thì theo anh nghĩ nó phụ thuộc vào yêu cầu bài toán của từng kiểu khách hàng (Khách hàng mạnh/yếu về kỹ thuật hay Process), giai đoạn, thời gian triển khai dự án.
Ví dụ: Đối với các yêu cầu vĩ mô, cần cải thiện hệ thống, … thì yêu cầu kỹ năng chủ yếu là phân tích, đề xuất các giải pháp về kỹ thuật mới. Nếu khách hàng yếu về kỹ thuật thì BrSE sẽ cần phát huy các skill về kỹ thuật. Nếu ở công đoạn proposal thì cần kỹ năng BA (Business Analyst), communication, …. hay nếu đang ở trong công đoạn phân tích yêu cầu thì cần thêm kỹ năng tạo tài liệu, khả năng truyền đạt...
Anh Vũ bổ sung thêm các case study thực tế:
- BrSE join dự án ở giai đoạn sơ khai thì kỹ năng thực tế cần nhất là kỹ năng hearing, phân tích yêu cầu. Hiểu được requirement từ khách hàng và trao đổi với khách hàng, offshore.
- Ở giai đoạn đã có yêu cầu, cần triển khai yêu cầu thì sẽ cần kỹ năng technical. Trong trường hợp đó thì cần tự đưa ra solution, triển khai cho khách hàng và team.
- Ở giai đoạn dự án bắt đầu chạy, xử lý được giai đoạn what và how thì sẽ cần kỹ năng chính đó là quản lý dự án, cần phải follow kỹ về tiến độ của dự án

(Chẹp, phần trên có mỗi 1 câu hỏi mà trả lời nhiều thông tin quá, nghe mà muốn tẩu hỏa nhập ma. Cơ mà nghe xong thấy đúng đúng, mọi người tự self review lại xem mình có đủ các skill trên chưa nhé. Nhỡ có thêm các skill khác ổn áp hơn nữa thì feedback lại cho mấy ảnh. Thôi mình đi tiếp nội dung đây.)

Câu hỏi tiếp theo từ MC:
Câu 4: Theo như các anh chia sẻ thì gần như các dự án mà các anh đã làm chủ yếu là các dự án với khách hàng Nhật. Mà như mọi người chắc cũng biết là thị trường Nhật là thị trường rất khó tính, vậy thì trong quá trình làm việc, các anh có thể chia sẻ thêm các yếu tố mà khách hàng Nhật họ mong muốn ở một BrSE để có thể đáp ứng được công việc của họ được không?

Anh Bắc: Khách hàng Nhật đối với anh họ chỉ khó tính về mặt chất lượng của sản phẩm. Chính vì thế mà họ luôn mong muốn BrSE có được tính cách cần cù, chịu học hỏi, cải tiến. Họ cũng rất chú trọng vào việc áp dụng các phương pháp để cải thiện cách làm việc như là PDCA, KPT, … Ngoài ra là tinh thần teamwork, riêng cái này thì anh nghĩ không chỉ có mỗi thị trường Nhật mà thị trường nào cũng mong muốn cả.
Anh Vũ: (Gật gù đồng ý với ý kiến anh Bắc) Anh bổ sung thêm 1 ý nhỏ cho anh Bắc. Khách hàng Nhật trong quá trình làm việc, rất thích nghe ý kiến của đối phương. Vì thế nên BrSE cần chia sẻ rõ ràng thông tin với khách hàng realtime (ngay lập tức).

Câu hỏi từ MC:
Câu 5: Vừa rồi là những chia sẻ về các kỹ năng cần thiết của một BrSE, chắc hẳn là các bạn tham gia hôm nay cũng phần nào rõ hơn về việc làm sao để một dự án chạy được hiệu quả nhất rồi. Tuy nhiên em vẫn có một câu hỏi hơi sâu 1 chút, đó là những tính cách nào sẽ làm cản trở 1 BrSE trở thành “một cây cầu tải trọng lớn” vậy ạ??

Anh Bắc: BrSE cần kỹ năng communication tốt do đó các tính cách như rụt rè, xấu hổ, sợ sai, bảo thủ, … sẽ chính là rào cản khiến các bạn BrSE khó trở thành “một cây cầu tải trọng lớn”. Trong đó, tính cách sợ sai chính là rào cản lớn nhất. Khi anh làm việc cùng khách hàng Nhật, anh luôn thấy họ coi mình là 1 team, do đó mình có thể thẳng thắn chia sẻ quan điểm cá nhân, xác nhận lại nội dung khách hàng yêu cầu chẳng hạn. Có một ví dụ cụ thể là khi BrSE không nắm rõ nội dung nhưng vẫn triển khai cho team offshore. Team nai lưng ra suy nghĩ solution đem đến cho khách hàng. Đến khi gặp khách hàng, họ chốt câu: “Bên tôi có yêu cầu như thế này đâu….”. thì có phải mệt cả đôi bên không :)))

(Case này dở khóc dở cười, tội team offshore ghê :)))

Anh Vũ: Các bạn khi mới vào nghề, đều có các suy nghĩ là tự ti về skill dẫn đến rụt rè cộng thêm là việc không muốn làm phiền người khác. Thêm vào đó khi mới vào nghề, kỹ năng tiếng Nhật chưa tốt sẽ dẫn tới rào cản cho các bạn. Mặc dù bản thân các bạn muốn confirm, nhưng các rào cản ở trên tạo cho các bạn 1 vỏ bọc, vô hình chung đã chặn con đường đi lên của các bạn.
Những tính cách trên có thể sẽ tạo ra hậu quả lớn cho công việc, do đó để tiến xa hơn trong công việc thì các bạn cần sửa ngay. Ngoài ra anh chia sẻ thêm 1 vài tip&trick để confirm với khách hàng cho hiệu quả.
- Cần xác định rõ mục tiêu cần xác nhận với khách hàng
- Cần cầm theo giấy bút để memo, note các câu hỏi và trả lời.
- Nên confirm lại thông tin thông qua email, chat, …**

(Quả đúng là “Gừng càng già càng cay, càng ngã đau càng lớn”. Hết câu hỏi trên, đang thấy toàn thông tin như sách giáo khoa mà chúng mình lại muốn nghe thử case study thực tế thì may thay, MC hiểu ý mình hay sao đó, hỏi luôn 1 case khoai thiệt)

Câu 6: Với vai trò là chiếc cầu nối, đôi khi không thiếu những trường hợp một trong hai đầu cầu bị mất cân bằng, cụ thể hơn là từ phía Việt Nam (Offshore) hay từ phía Khách hàng có những vấn đề dẫn tới việc dự án bị chậm trễ, đôi khi là bị dừng lại. Lý do có thể do phía Việt Nam không chịu giải quyết yêu cầu từ phía Khách hàng đưa ra, hoặc từ phía Khách hàng không muốn giải quyết theo hướng Việt Nam đề xuất.
Theo hai anh, khi xảy ra tình huống như vậy, một BrSE cần phải giải quyết những vấn đề gì để có thể cân bằng trở lại?

Anh Bắc: Theo anh thì với bất kỳ vấn đề nào cũng vậy, ta đều phải đi tìm nguyên nhân sâu xa thì mới giải quyết triệt để được. Đối với tình huống trên thì đầu tiên cần tìm hiểu lý do gây ra sự chậm trễ, sau đó mới đưa ra phân tích vấn đề và giải quyết. Nếu là lý do nội bộ thì nghĩ cách giải quyết, tuy nhiên nếu nguyên nhân là do khách hàng thì cần áp dụng kỹ năng đàm phán, xử lý vấn đề với khách hàng.
Có những trường hợp hai bên không hiểu nhau. Cụ thể ở phía offshore đang chưa thực sự hiểu được vấn đề của khách hàng cũng như khách hàng không hiểu được vấn đề của offshore thì BrSE cần phải đứng gia hòa giải giữa 2 bên, truyền đạt được cả tình hình, cảm xúc của cả hai bên. Ví dụ có những anh BrSE cao tay, đưa ra vấn đề với khách hàng là: “giờ nếu ép quá offshore nghỉ không có người làm” chẳng hạn. Từ đó khách hàng có thể hiểu được tình hình bên phía offshore và thông cảm. Nói tóm lại thì trong mọi tình huống, BrSE cần bình tĩnh, tỉnh táo để kết nối khách hàng và offshore thành 1 team đồng nhất về quan điểm.
Anh Vũ: Rất đồng ý với anh Bắc :)) Tuy nhiên tổng hợp lại ý kiến 1 chút. Nếu là role BrSE thì việc cân bằng lợi ích giữa khách hàng và offshore là 1 điều rất khó. Vậy thì làm sao để cân bằng được thì cần phải hiểu rõ vấn đề, chỉ ra point và sắp xếp cách xử lý. Anh có cách xử lý theo hướng vừa đấm vừa xoa, đưa cho khách hàng 1 quan điểm mình đang đứng về phía họ để giải quyết, còn về phía offshore thì mình thể hiện mình là 1 người trong team cùng với offshore chẳng hạn.

(Phần trên mấy ảnh đang chia sẻ skill lật mặt cao cấp, các bạn áp dụng trong công việc thôi nha, chứ đem về nhà áp dụng là toang ngay. Đùa chút thôi, ý cuối anh Vũ nói lại 1 ý khá hay và chúng mình rất tâm đắc: “Cần phải tạo niềm tin đối với các bên từ đầu dự án.”)

Ầy, lan man mãi mới hết phần 1 mà dài quá, nên thôi hẹn các bạn sang bài tiếp theo dành cho phần 2 - FreeTalk nha:))))
See You!

Định kết thúc mà phía tuyển dụng lại nhờ vả thêm thắt 1 số thông tin tuyển dụng Kỹ sư cầu nối (BrSE) tại VTI Japan. Thông tin cụ thể các bạn có thể tham khảo tại website: https://tuyendung.vti.com.vn/vi-VN/Career/Japan