Nước Nhật vui vẻ – Văn hóa công sở

Thị trường Nhật Bản luôn là một miếng mồi khá béo bở mà công ty IT nào cũng muốn nhắm đến. Và chúng ta - những ITer nói chung, và Brse nói riêng… đã, đang và sẽ làm việc trực tiếp với khách hang Nhật hằng ngày.

Câu hỏi muôn thuở vẫn là “Làm thế nào để có thể làm việc tốt với khách hàng Nhật?”. Để giải quyết câu hỏi này tôi xin được list ra một vài khác biệt trong phong cách làm việc của các bác, để mỗi chúng ta có thể tự đúc rút được cách làm việc tốt nhất với người Nhật cho chính mình.

1. Nếu một người Nhật nói “Có thể làm được việc này” có nghĩa là “Tôi sẽ làm xuất sắc được việc đó”

Nhiều người có thể nghĩ rằng điều đó thì có gì đáng ngạc nhiên. Tuy nhiên, hãy nhìn vào những người xung quanh bạn mà xem, đôi khi có những người sẵn sàng nhận các công việc vượt quá khả năng của bản thân. Các doanh nhân từ Anh nhận xét rằng "Ngược lại với các đối tác nước ngoài của họ, người Nhật khiêm tốn chấp nhận công việc trong tầm tay và sẽ cung cấp kết quả đặc biệt"

Có một nghịch lý rất rõ ràng giữa phong cách làm việc kiểu u, kiểu Việt với kiểu Nhật. Nếu một task bị trễ, theo phong cách của người Châu u hay người Việt thì đó thường là lỗi của ông chủ, leader, những người lãnh đạo không có khả năng tốt. Trách nhiệm thường được đổ cho một ai đó. Còn với người Nhật – ở đất nước đề cao văn hóa nhận lỗi, việc không hoàn thành một công việc thường được cho là lỗi của cá nhân, tất cả ai liên quan tới quy trình đó cũng đều tự nhận lỗi về bản thân mình, nhận lỗi để cố gắng, nhận lỗi để sửa chữa, nhận lỗi để tiến bộ, và nhận lỗi để câu chuyện không trở nên quá phức tạp.

Do đó, một người Nhật chỉ nói họ có thể hoàn thành một việc và nhận việc đó thì chắc chắn họ sẽ làm xuất sắc việc đó. Việc này là ưu điểm lớn, nhưng cũng chính là một sự hạn chế. Họ khá là cứng đầu và ngại thay đổi.

2. Khách hàng là “Thượng Đế”

Theo các doanh nhân người Mỹ: "Người phương Tây, đặc biệt là Pháp, có xu hướng coi việc phục vụ khách hàng và khách hàng là bình đẳng. Điều này bắt nguồn từ việc họ coi việc phục vụ khách hàng là một món hàng, và nó phải tương xứng với những gì được trả. Theo lối suy nghĩ này, hoàn toàn là hợp lý nếu bên cung cấp dịch vụ từ chối làm một việc mà nó không nằm trong thỏa thuận từ lúc đầu, và đồng thời nếu muốn được service tốt thì khách hàng sẽ phải trả tiền để nhận được service đó hoặc phải trả tiền tip (nước ta hay gọi là tiền boa). Tuy nhiên, tại Nhật Bản phục vụ khách hàng là tối quan trọng, nó được đặt lên hàng đầu. Không chỉ bao gồm cả chất lượng dịch vụ mà nó còn kèm theo sự hài lòng của khách cũng như duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Bạn rất khó có thể tìm được 1 cửa hàng hay 1 quán café nào mà có thái độ phục vụ kém ở Nhật.

Bạn có thể hoàn toàn hiểu được triết lý ấy nếu như vô tình gây ra một lỗi với khách hàng, không chỉ bạn, cấp trên, thậm chí giám đốc của bạn cũng phải đi xin lỗi. Ngược lại, mọi sự thay đổi từ phía khách hàng về sản phẩm bạn có khi phải đập đi làm lại toàn bộ, ví dụ như có 1 chiếc tóc trong món ăn thì bạn sẽ được được phục vụ món mới và có thể là sẽ free món đó trong hóa đơn. Và hãy luôn trong trạng thái sẵn sàng hưởng thụ điều đó nếu bạn là 1 khách hang hoặc không thì hãy cố gắng thuyết phục họ ngừng mong muốn đó lại.

Còn khách hàng doanh nghiệp, khách hàng mua bán sản phẩm của các công ty IT thì sao? Thì tiên chỉ theo 3 điều sau đây:

• Điều 1. Khách hàng là thượng đế
• Điều 2. Khách hàng vẫn là thượng đế
• Điều 3. Có điều gì thắc mắc thì xem lại 2 điều trên

3. Phòng họp không phải là nơi trao đổi, thảo luận – Phòng họp là nơi để báo cáo tiến độ

Rất nhiều người vẫn nghĩ phòng họp là nơi để mọi người thảo luận về vấn đề hiện tại của dự án, đạt được một điều gì đó thống nhất sau buổi họp. Họ sẽ cảm thấy khá bất ngờ với cách sử dụng phòng họp của người Nhật. Nếu bạn làm việc nhiều với khách hàng Nhật bạn sẽ thấy rằng, tất cả các cuộc họp với họ phần lớn chỉ là các cuộc họp về báo cáo tiến độ.

Việc giải quyết các vấn đề phát sinh chủ yếu chỉ là cuộc thảo luận riêng với cấp trên hoặc họp một nhóm nhỏ. Rất ít khi một sự việc liên quan tới nhiều người được đưa vào phòng họp của Nhật. Mọi thứ khi đó gần như đã hoàn chỉnh và chỉ cần đợi sự chấp thuận từ phía còn lại.

4. Việc đưa ra quyết định rất mất nhiều thời gian

Một người Nhật thường mất khá nhiều thời gian để đưa ra một quyết định, và quyết định đó đôi khi khá là khó hiểu đến mức bạn phải thốt lên, làm sao với một thời gian suy nghĩ dài như vậy họ lại đưa ra quyết định đó, nhưng việc mất quá nhiều thời gian để đưa ra một quyết định nào đó thì lại không phản ánh được hiệu quả làm việc của người đó không tốt.

Tại sao ư, thực ra cái gì cũng có lý do của nó. Tôi lấy 1 ví dụ đơn giản như sau:

"Giả sử, có công việc J, ngân sách có 500.000 (50man) yên. Bạn đang tìm kiếm 1 công ty bên ngoài có thể làm công việc J trong 2 tháng. Hiện tại, đang có một vài ứng viên như sau:

• Công ty A: Estimate hoàn thành công việc trong 2 tháng, với giá 500.000 yên
• Công ty B: Estimate hoàn thành công việc trong 2,5 tháng, với giá 480.000 yên
• Công ty C: Estimate hoàn thành công việc trong 2 tháng, với giá 490.000 yên
• Công ty D: Estimate hoàn thành công việc trong 3,5 tháng nhưng chi phí chỉ có 50.000 yên.

Trong trường hợp này, dễ thấy rằng sẽ rất nhiều người dễ dàng loại ngay công ty A, B ra và chúng ta chỉ còn lựa chọn giữa C và D vì giá rẻ hoặc thời gian mapping hoặc cả hai. Tuy vậy, với các bác Nhật thì không chỉ giá và thời gian, họ còn cân nhắc đến việc sẽ tăng hoặc giảm thời gian từ 1 đến 2 tuần, hay tăng giá một chút vào để cân nhắc, mục đích cuối cùng vẫn là chất lượng sản phẩm chứ không phải là giá cả và thời gian. Cuối cùng, họ còn đánh giá tới thành tích cá nhân của các công ty, và ưu tiên các công ty cung cấp dịch vụ tốt hơn, mối quan hệ hợp tác lâu dài… Do đó, với người Nhật, việc đưa ra quyết định sẽ rất mất thời gian. Điều đó càng khẳng định thêm về sự cẩn thận và đề cao chất lượng sản phẩm của người Nhật.

5. Rượu – phép màu cho sự dãi bày và cũng chính là công việc

Một điểm hơi lạ ở văn hóa của Nhật, việc uống rượu, lai rai với đồng nghiệp là một nét văn hóa khá đặc trưng. Việc đi uống với đồng nghiệp thường xuyên được khuyến khích ở Nhật. Nếu chúng ta thường chỉ đi uống với bạn bè hoặc những người gần gũi, thì ở Nhật, bạn được khuyên nên đi uống với tất cả mọi người.

Và nếu một lần tham gia "nomikai" với các bạn Nhật, họ sẽ cho bạn thấy một bộ mặt hoàn toàn khác. Chỉ nhờ có rượu thì các bạn Nhật mới dám nói thật về suy nghĩ của mình. Tại cuộc rượu này, bạn sẽ thấy không khí hoàn toàn trái ngược với khi trong phòng họp, nơi bạn có thể bị chú ý nếu nêu lên những luận điểm khác với quyết định của sếp, tại bàn nhậu, mọi ý kiến đều được chấp nhận, và yên tâm, họ sẽ hoàn toàn không giận (trừ phi bạn làm quá thôi).

Tại bàn nhậu, không chỉ người nhật được dịp bày tỏ hết bản thân, mà đôi lúc cũng chính là lúc giao dịch được kí kết (ITer chúng ta hay gọi là chốt deal) – việc mà phải qua bao cuộc họp hành, qua bao vòng approve mà vẫn chưa chốt được.

Vậy đó, đó là một vài điều thú vị về phong cách làm việc với các bác mà mình tham khảo và đúc rút ra được trong quá trình làm việc với các bác Nhật. Mong các bạn hiểu thêm về cách làm việc của các bác, để từ đó hiểu được cách suy nghĩ và cùng nhau có được ngày càng nhiều dự án thành công hơn nữa.

Nguồn tham khảo: https://japantoday.com/category/features/lifestyle/differences-in-business-culture-between-japan-and-west